Muchos autónomos y empresas os encontráis con el mismo problema: clientes que no pagan. Sabéis que hay que actuar con rapidez, pero no siempre es fácil saber cómo hacerlo. En estos casos, redactar una carta para reclamar factura impagada puede ser un primer paso para recuperar el dinero.
Para ayudarte, en este artículo te dejamos un modelo de carta para reclamar un pago y algunos consejos con los que podrás reclamar tu dinero de forma efectiva y profesional.
¿Qué es una carta de reclamo de deuda?
Una carta de reclamo de deuda, también conocida como carta de reclamación factura impagada, es un escrito formal dirigido a un cliente al que le has prestado un servicio o has vendido un producto y que no te ha pagado.
Su finalidad es solicitar el abono de una o varias facturas, dejando constancia por escrito y estableciendo un plazo para regularizar la situación. Además, enviar esta carta demuestra tu voluntad de resolver el asunto de manera amistosa antes de tomar otras medidas.
Tómatelo en serio porque, si el cliente sigue sin pagar, la carta puede servirte como prueba para iniciar un procedimiento judicial de reclamación.
¿Cuándo enviar una carta de reclamación de factura impagada?
Cuando ha pasado la fecha de vencimiento de la factura y tu cliente aún no ha realizado el pago, es momento de dar el siguiente paso y empezar a reclamar el importe pendiente.
Lo habitual es intentar primero un contacto informal, utilizando el medio de comunicación que hayáis empleado hasta ese momento (llamada telefónica, WhatsApp, correo electrónico…). Es importante hacerlo de forma amistosa, recordando el pago de manera educada y sin presuponer mala fe.
Si tras este primer intento no obtienes respuesta o la respuesta es negativa, no te desanimes, es entonces cuando conviene enviar una carta más formal reclamando el pago.
¿Cómo hacer carta de requerimiento de pago de manera correcta?
Mantener una buena relación con el cliente es importante para minimizar el riesgo de facturas impagadas. Por eso, en cada comunicación debes emplear un tono amistoso y evitar insistir de manera excesiva sobre el pago pendiente.
Envía solo el número justo y necesario de requerimientos antes de dar el paso a la vía judicial.
Además, conviene tener presente tanto la fecha de vencimiento de la factura como la situación de morosidad en la que puede incurrir el cliente. Estos factores serán clave a la hora de exigir el pago y, si es necesario, reclamar una indemnización e intereses de demora.
Fecha de vencimiento
La fecha de vencimiento marca el momento a partir del cual puedes reclamar el pago de una factura. Por eso es importante que esta fecha quede claramente especificada, ya sea en el contrato firmado con el cliente o, al menos, en la propia factura.
Si no se ha fijado una fecha concreta, la ley establece como norma general un plazo de 30 días desde la fecha de entrega de los bienes o prestación del servicio.
Solo puedes reclamar un impago si la factura ha vencido.
Además, recuerda que las facturas también prescriben. Si dejas pasar demasiado tiempo sin reclamar el pago, podrías perder el derecho a cobrarlo. El plazo general de prescripción es de 5 años, aunque en algunos casos puede ser inferior.
Morosidad
Cuando llega la fecha de vencimiento de la factura y el pago no se ha realizado, el deudor incurre en morosidad.
En ese momento, como acreedor, tienes derecho a reclamar el importe pendiente, pero también una indemnización por los gastos de gestión de cobro y los intereses de demora que se generen por cada día de retraso.
Lo que está claro es que, si tu cliente no paga dentro del plazo acordado, la deuda puede salirle mucho más cara.
¿Cómo se escriben las cartas de reclamación de deuda?
Si bien es cierto que la ley no obliga a enviar recordatorios de pago ni establece un formato concreto para redactar una carta de reclamación de deuda, es recomendable mantener una comunicación cuidada, utilizar un tono cordial e incluir ciertos datos esenciales para que no haya malentendidos.
Estos son los elementos que no deben faltar en tu carta:
- Tus datos de identificación y los del cliente.
- La fecha en la que realizas la reclamación.
- Información de la factura pendiente (número, importe, fecha de emisión y concepto).
- El cuerpo del mensaje, donde explicas la situación.
- Tu firma al final del documento.
A la hora de redactar el cuerpo del texto, puedes estructurarlo de esta manera:
- Introducción: preséntate de forma breve y cordial.
- Nudo: explica el motivo de la carta, detalla el importe adeudado y facilita una cuenta bancaria para el pago.
- Desenlace: advierte de las posibles acciones legales en caso de continúe sin pagar.
Plantillas de carta de reclamación de deuda
Para facilitarte el proceso, hemos preparado varios modelos de carta de reclamación de factura impagada adaptados según el momento en el que te encuentres dentro del proceso de reclamación.
Sólo tienes que descargar el documento y rellenar las casillas vacías relativas a tus datos, los del cliente deudor, de la factura impagada, importe y número de cuenta de pago.
Una vez completado, tu carta estará lista para enviar.
Modelo primera carta monitoria para el recordatorio de pago
Aquí tienes el modelo de primera carta de reclamación de deuda que puedes utilizar.
Recuerda que es importante mencionar de forma clara los datos de la factura que reclamas: número, fecha de emisión, concepto e importe pendiente.
A la hora de redactarla, piensa que tu cliente puede haberse olvidado del pago, no que esté negándose a hacerlo. Por eso, mantén siempre un tono amable y respetuoso.
Descargar modelo carta:
Si no puedes editar el PDF, copia y pega el texto en un Word, Google Docs…
Una vez descargado, guarda el documento como “modelo carta deuda pendiente” para tenerlo siempre a mano cuando lo necesites.
Modelo segunda carta monitoria como recordatorio de pago
Este modelo corresponde a la segunda carta de reclamación de deuda, en la que se adopta un tono más firme.
Además de reclamar el importe de la factura, aquí se añaden los intereses de demora generados hasta la fecha y se advierte al cliente de que, si no se regulariza la situación, se iniciarán acciones legales.
Este tipo de carta suele ser un aviso bastante efectivo, ya que muchos deudores reaccionan al darse cuenta de que la deuda aumenta con el paso del tiempo.
Lo recomendable es que en esta carta incluyas la cantidad total que reclamas (importe principal más intereses de demora).
Descargar modelo carta:
Si no puedes editar el PDF, copia y pega el texto en un Word, Google Docs…
Calcular los intereses de demora por el impago de una factura
Para calcular los intereses de demora, sigue estos pasos:
- Multiplica el importe pendiente por el tipo de interés de demora anual.
- Divide el resultado entre 365 para obtener el interés diario.
- Multiplica el interés diario por el número de días de retraso.
Por ejemplo:
- Importe de la factura: 1.000 €
- Días de retraso: 28
- Tipo de interés de demora para 2025: 4,0625 %
Cálculo:
- 1.000 € x 4,0625 % = 40,63 € anuales
- 40,63 € / 365 = 0,11 € diarios
- 0,11 € x 28 días = 3,08 € de intereses de demora
Recuerda que los intereses empiezan a contar desde la fecha de vencimiento de la factura impagada.
Modelo monitoria: burofax
Como último recurso antes de iniciar un proceso judicial, conviene que un abogado envíe un burofax de reclamación al cliente deudor.
En este documento debe quedar muy claro que, si el pago no se realiza en el plazo indicado, se procederá a iniciar un procedimiento monitorio. De esta forma, el cliente entenderá que esta es su última oportunidad para evitar medidas legales más serias.
Descargar modelo carta:
Si no puedes editar el PDF, copia y pega el texto en un Word, Google Docs…
Cómo utilizar los modelos de cartas de deuda pendiente
Utilizar bien los modelos de carta de reclamación de factura es fundamental para mantener una comunicación clara con el cliente y aumentar las posibilidades de recuperar el cobro.
Para hacerlo de forma efectiva, ten en cuenta estas recomendaciones:
- Elige el modelo de carta que mejor se adapte a la situación en la que te encuentras.
- Incluye siempre la información necesaria para que el cliente identifique fácilmente la deuda.
- Adapta el tono de la carta en función del momento: más cordial en las primeras comunicaciones, más firme si la deuda persiste.
- Establece un nuevo plazo de pago claro y razonable en cada carta.
- Envía las cartas por correo electrónico o postal, para dejar constancia de su recepción.
- Deja un margen de tiempo prudente entre un envío y otro, para dar al cliente oportunidad de reaccionar.
¿Qué hacer si aun así no se cobra la factura?
Si a pesar de todo no consigues cobrar la factura, tienes dos opciones principales:
1. Presentar una demanda civil
Puedes iniciar un procedimiento judicial ante el Juzgado correspondiente. Sin embargo, debes tener en cuenta que, con la entrada en vigor de la Ley 1/2025, de 2 de enero, es obligatorio haber intentado previamente una solución extrajudicial del conflicto (negociación, mediación, conciliación, etc.).
En caso de no acreditar este intento previo, la demanda podría ser inadmitida.
En la mayoría de casos, el envío de un burofax formalizado por un abogado suele ser suficiente para demostrar tu voluntad de resolver el conflicto. No obstante, al tratarse de una normativa reciente, conviene estar atentos a cómo se interpreta y aplica en la práctica.
2. Emitir una factura rectificativa
Si finalmente das por perdido el cobro, debes emitir una factura rectificativa para anular la factura original y comunicarlo a Hacienda. De esta forma, podrás recuperar el IVA repercutido.
Y no olvides incluir la factura rectificativa en tu declaración trimestral (modelo 303).
Resumen
Si estás lidiando con una factura impagada, recuerda que actuar con rapidez y mantener la calma son tus mejores aliados. Reclamar lo que te deben es un derecho pero también una necesidad para proteger tu negocio.
Empieza buscando una solución amistosa, utilizando los modelos de carta que te hemos facilitado y adaptándolos a cada momento. Si el cliente sigue sin pagar, no dudes en enviar un burofax y, si es necesario, acudir a la vía judicial.
No estás solo/a. En nuestro despacho podemos ayudarte a gestionar la reclamación de facturas y acompañarte en todo el proceso para que recuperes tu dinero con las máximas garantías.
