Se suele dar por hecho que todo autónomo o pequeño empresario tiene que saber cómo hacer una factura. Pero basta con enfrentarse a la primera para darse cuenta de que no es tan simple: ¿qué número le pongo?, ¿lleva IRPF?, ¿y si no tengo que aplicar IVA?
Si no tienes claro cómo se hace una factura, esta guía te mostrará el camino en unos simples pasos. Con la información correcta y un buen formato, emitir facturas será un trámite rápido y sin margen de error. ¡Te lo aseguro!
Cómo hacer una factura paso a paso
Antes den nada, recordarte que existen varios tipos de facturas, y es fundamental saber cuál tenemos que emitir. Una vez lo tengas claro… ¡Adelante!
Emitir una factura correctamente es un requisito fiscal, que nos evita problemas de gestión, con Hacienda, y permite reclamar impagos si fuera necesario. Así que vamos a ello con el primer paso: asignar el número de factura.
1. Asigna un número de factura
Cada factura que emitas pasará a formar parte de un registro obligatorio en el que cada documento debe estar numerado de manera única y consecutiva. La numeración no es solo una cuestión de orden, sino un requisito legal que facilita el control fiscal y la gestión contable.
Si ya has emitido facturas anteriormente, asegúrate de continuar la secuencia sin saltos. No importa si la última factura que generaste fue la número 3, 57 o 1250, la siguiente debe seguir el orden establecido.
Más información:
Cuando manejes distintas actividades económicas o necesitas emitir facturas rectificativas, puedes utilizar series de numeración diferentes. Información que puedes encontrar en este artículo en el que explicamos qué es una factura y todos los detalles.
2. Indica la fecha de emisión
La fecha de emisión es un dato fundamental en cualquier factura, ya que marca el momento exacto en que se crea el documento. Además de ser un requisito obligatorio, la fecha determinará aspectos clave como los plazos de pago y el periodo en el que la factura debe ser declarada a efectos fiscales.
Si no se ha pactado expresamente una fecha de vencimiento, se tomará como referencia la fecha de emisión para contar el plazo legal de pago.
Otro punto importante a considerar es que las facturas impagadas no pueden reclamarse indefinidamente. Existe un plazo legal de prescripción que varía según el tipo de deuda y la normativa aplicable que puedes consultar en esta guía sobre la prescripción de facturas impagadas.
No se puede post-fechar facturas ni asignarles una fecha incorrecta, ya que esto puede generar problemas en la contabilidad y en el cumplimiento de obligaciones tributarias. Por tanto, asegúrate de que la fecha de emisión sea siempre la del día real en que expides la factura.
3. Añade los datos fiscales
Los datos fiscales permiten identificar tanto al emisor como al receptor de la factura, y son un requisito indispensable para su validez. Sin esta información, el documento no tendría valor legal ni serviría como justificante contable.
Para cumplir con la normativa, la factura debe incluir:
- Nombre o razón social: El nombre completo de la persona o empresa que emite y recibe la factura.
- Dirección fiscal: La dirección registrada en Hacienda para efectos tributarios.
- NIF, CIF o NIE: Dependiendo de si el emisor y el receptor son autónomos, empresas o particulares extranjeros.
Sin estos datos, la factura no será válida ni podrá deducirse o registrarse correctamente en la contabilidad.
4. Describe los productos o servicios
Una factura no solo debe reflejar que se ha realizado una venta o prestación de servicios, sino también detallar qué se ha vendido o qué servicio se ha proporcionado. Cuanta más precisión tenga la descripción, menos dudas habrá sobre la transacción.
Este apartado debe incluir:
- Descripción detallada: Explicar claramente el producto o servicio facturado.
- Cantidad: Número de unidades vendidas o tiempo trabajado si se trata de un servicio.
- Precio unitario: Importe de cada unidad antes de impuestos.
5. Aplica los impuestos correspondientes
No todas las facturas llevan los mismos impuestos. La aplicación del IVA y del IRPF depende de la operación realizada y de la condición del emisor y el receptor.
En general, las empresas solo deben aplicar el IVA, mientras que los autónomos además deben reflejar la retención de IRPF según el tipo de cliente.
Si tienes dudas o quieres saber cómo calcular el IVA en tu factura, revisa nuestra guía completa donde se explican los diferentes tipos de IVA y su aplicación.
6. Calcula el importe total
El importe total de la factura es la cantidad final que el cliente deberá pagar teniendo en cuenta los impuestos aplicables. Si tu factura lleva IVA, para calcular la cantidad exacta, debes seguir estos pasos:
Calcula el IVA y súmalo a la base imponible
Multiplica la base imponible por el porcentaje de IVA aplicable (por ejemplo, 21%) y súmalo a la base imponible.
Total factura = Base imponible + (Base imponible × %IVA)
Ejemplo:
Si la base imponible es 1.000 € y el IVA es del 21%, el cálculo sería:
Total factura: 1.000 € + (1.000 € × 21%) = 1.210 €
Este será el importe final que deberá pagar el cliente, salvo que se apliquen condiciones especiales, retenciones o exenciones fiscales.
7. Agrega información adicional (si se aplica)
Dependiendo del tipo de operación, puedes necesitar incluir información adicional en la factura.
Algunos ejemplos de datos complementarios que pueden ser útiles son:
- Plazo de pago: Fecha límite en la que el cliente debe abonar el importe.
- Forma de pago: Si el pago se hará mediante transferencia, tarjeta, efectivo, etc.
- Condiciones especiales: Como descuentos aplicados o cláusulas específicas del acuerdo.
8. Entrega la factura y conserva una copia
Una vez emitida la factura, debes enviarla al cliente y asegurarte de guardar una copia. La ley obliga a conservar las facturas durante un periodo mínimo de tiempo, ya que pueden ser requeridas por Hacienda para cualquier inspección o comprobación.
Es recomendable llevar un archivo digital o físico donde almacenes todas las facturas emitidas, de modo que puedas acceder a ellas en cualquier momento en caso de ser necesario.
Cómo hacer una factura de autónomo con retención de IRPF
¿Y cómo hacer la retención en una factura? Muy fácil.
Si eres autónomo, debes tener en cuenta un aspecto adicional al hacer tus facturas: la retención de IRPF.
A diferencia de las empresas, que solo aplican el IVA, los autónomos también deben reflejar esta retención cuando facturan a otras empresas o profesionales.
Esto significa que en tu factura debes restar un porcentaje de la base imponible, y ese importe será el que aparezca como retención.
Lo habitual es aplicar un 15%, pero si acabas de darte de alta como autónomo puedes aplicar una retención reducida del 7% durante el primer año y los dos siguientes.
Además, si desarrollas actividades agrícolas, ganaderas o forestales, el porcentaje puede ser del 1% o del 2%, según el tipo.
La retención debe aparecer claramente en el desglose de totales de la factura, junto al IVA y la base imponible. Así el cliente sabrá exactamente cuánto tiene que pagarte y cuánto, en su caso, debe ingresar en Hacienda.
Pero cuidado, aunque tú apliques esa retención, es el cliente quien debe ingresar dicha cantidad a Hacienda a tu nombre. Si no lo hace o no está obligado, la retención no se ingresará, y deberás declarar el importe íntegro como ingreso en tu declaración trimestral o anual.
En tu desglose de totales, asegúrate de incluir:
- Base imponible (importe sin impuestos)
- IVA correspondiente
- Retención de IRPF (según el porcentaje que te corresponda)
Cómo calcular el importe total en una factura con IRPF
Lo más cómodo es que este proceso lo hagas utilizando nuestra calculadora de IVA e IRPF. Una herramienta con la que puedes obtener rápidamente el importe exacto que corresponde a cada impuesto (IVA e IRPF) según tu actividad y tu cliente.
No obstante, está bien saber cómo se hace de primera mano:
- Calcula la retención de IRPF: Multiplica la base imponible por el porcentaje de retención que corresponda (habitualmente, el 15% para autónomos).
IRPF = Base imponible × 15%
- Calcula el IVA y súmalo a la base imponible: Multiplica la base imponible por el porcentaje de IVA aplicable (por ejemplo, 21%) y súmalo a la base imponible.
Subtotal = Base imponible + (Base imponible × %IVA)
- Resta la retención al subtotal: Por último, resta la cantidad retenida por IRPF al subtotal para obtener el importe final que el cliente deberá pagar.
Total factura = Subtotal – IRPF
Ejemplo: Si la base imponible es 1.000 €, el IVA es del 21% y la retención es del 15%, los cálculos serían: IRPF: 1.000 € × 15% = 150 € Subtotal: 1.000 € + (1.000 € × 21%) = 1.210 € Total factura: 1.210 € – 150 € = 1.060 €
Consejo
Si eres autónomo, a primeros de año, pide a tus clientes el certificado de retenciones del ejercicio anterior. Así sabrás exactamente qué han ingresado a cuenta en tu nombre y evitarás sorpresas al hacer la declaración de la renta.
Cómo hacer una factura: ejemplo y modelo descargable
Vamos a ver, con un ejemplo visual, cómo se colocan los datos en una factura.
En el ejemplo vamos explicar cómo se hace una factura de autónomo en el supuesto de que facture a otro profesional. De esta forma tendremos una factura bastante completa, con IVA y retención IRPF.
Si la misma factura fuera para un particular, no se aplicaría retención.
Aquí tienes una propuesta de cómo organizar cada bloque:
- Datos del cliente: En la parte superior izquierda se indican los datos del cliente (nombre, dirección y NIF/CIF).
- Datos del emisor de la factura: En la parte superior derecha figuran tus datos como autónomo (nombre, dirección y NIF)
- Identificación de la factura: Lo ideal es indicar el número de factura y la fecha de emisión bien visibles.
- Conceptos y desglose: El detalle de los productos y/o servicios prestados deben ubicarse en la parte más amplia y visible de la factura.
- Cálculos e impuestos: Debajo y normalmente a la derecha, indica los impuestos y totales.
- Observaciones: Justo debajo del resto de información, puedes incluir las condiciones de pago, método de pago, IBAN, fecha de vencimiento o cualquier observación útil para el cliente.
- Pie legal: La nota de protección de datos se ubica al final del documento como un pie de página.
Para facilitarte el trabajo, puedes descargar un modelo editable de factura en Word y adaptarla a tu negocio.
Cómo hacer una factura sin ser autónomo
Puede que esta sea una de las preguntas que más veces me han hecho, y la respuesta es sí. Es posible emitir una factura sin estar dado de alta como autónomo en la Seguridad Social, siempre que te hayas dado de alta en Hacienda con el modelo 036 o 037.
Este caso suele aplicarse a trabajos puntuales o colaboraciones esporádicas.
En cuanto al contenido de la factura, no cambia por el hecho de no ser autónomo a tiempo completo. Los datos que debes incluir son los mismos.
Los impuestos (IVA e IRPF) tampoco se ven afectados por el hecho de que no seas autónomo. El IVA dependerá del tipo de operación que se trate y el IRPF si la actividad realizada es por parte de un profesional o artista.
En resumen, hacer una factura sin ser autónomo es igual que hacerla siendo autónomo. Lo importante es cumplir con los requisitos fiscales y declarar correctamente los ingresos.
Cómo hacer una factura sin IVA
Sabemos cómo hacer una factura con iva, pero no todas las facturas llevan IVA. Aunque eso no significa que todas estén exentas por el mismo motivo.
Existen diferentes situaciones en las que no se aplica IVA, y es importante identificar el motivo para reflejarlo en la factura.
Algunas de las más habituales son:
- Actividades exentas de IVA: Como servicios médicos, formación impartida por personas físicas, actividades educativas o culturales. En estos casos se trata de una exención recogida en el artículo 20 de la Ley 37/1992 del IVA.
- Operaciones intracomunitarias: Cuando facturas a una empresa situada en otro país de la UE y ambas partes están registradas en el ROI (Registro de Operadores Intracomunitarios), no se aplica IVA. Debes indicar: “Operación intracomunitaria exenta según el artículo 25 de la Ley del IVA”.
- Exportaciones fuera de la UE: Las ventas a clientes de fuera de la Unión Europea están exentas de IVA. La factura debe reflejar que es una “exportación exenta de IVA según el artículo 21”.
- Inversión del sujeto pasivo: En ciertos casos (por ejemplo, obras de construcción o venta de determinados productos a empresas), el que paga el IVA no es el emisor, sino el receptor. Debes indicar: “Inversión del sujeto pasivo, según el artículo 84.Uno.2º de la Ley del IVA”.
Estas menciones deben incluirse en el cuerpo de la factura, preferiblemente debajo del desglose de precios, impuestos (si los hubiera) o en el apartado de observaciones.
No basta con no aplicar el IVA. Es obligatorio dejar constancia del motivo fiscal por el que no se aplica IVA, indicando la referencia legal exacta.
De esta forma, tanto tú como tu cliente estaréis cubiertos en caso de revisión fiscal.
Cómo hacer una factura a un cliente extranjero
Si tienes que emitir una factura a un cliente de otro país, el proceso es muy similar al que ya hemos explicado. La principal diferencia está en cómo se aplica el IVA según la ubicación del cliente y el tipo de operación.
Como comentábamos en un apartado anterior, hay varias situaciones en las que no se aplica este impuesto, como por ejemplo:
- Particular dentro de la UE: Se aplica el IVA español, salvo si prestas servicios digitales (como formación online, apps o plataformas), en cuyo caso se aplica el IVA del país del cliente.
- Autónomo o empresa dentro de la UE: No se aplica IVA, siempre que ambas partes estén registradas en el ROI (Registro de Operadores Intracomunitarios).
- Cliente fuera de la UE (particular, autónomo o empresa): No se aplica ni IVA ni IRPF. Estas operaciones están exentas, pero conviene justificarlo con una mención en la factura.
Igual que antes, si no se aplica el IVA, debes añadir una nota que justifique la no aplicación del impuesto.
Cómo hacer una factura proforma
Una factura proforma es un documento sin validez fiscal que actúa como propuesta comercial antes de cerrar una venta. Para evitar confusiones, debe incluir en el encabezado la expresión “Factura Proforma”.
Aunque no requiere numeración ni obliga al pago, conviene que contenga todos los datos básicos: emisor, receptor, descripción del servicio o producto, importes y fecha.
Si el cliente acepta la propuesta, deberás emitir una factura ordinaria nueva, con su numeración y fecha correspondientes, como ya explicamos al inicio de esta guía.
Cómo hacer una factura de abono
La también conocida factura rectificativa en negativo, es una forma de corregir una factura ya emitida. Por ejemplo, cuando hay un error o el cliente devuelve el producto o servicio.
Contiene los mismos datos que una factura original, pero con los importes en negativo, y debe llevar una numeración propia (serie distinta) y hacer referencia a la factura que modifica.
Si quieres ver ejemplos o saber en qué casos usarla, puedes consultar nuestra guía sobre la factura rectificativa.
Cómo hacer una factura electrónica
Una factura electrónica es como hacer una factura a mano o en papel, pero se emite y recibe por medios telemáticos. Para que tenga validez, debe estar firmada digitalmente y cumplir los requisitos técnicos establecidos por la ley.
En España, una de las plataformas más conocidas es FacturaE, el sistema oficial. Si tienes que facturar a una administración pública o a determinadas grandes empresas, probablemente tengas que utilizar esta vía.
El proceso no siempre es tan directo: deberás contar con un certificado digital válido, configurar la herramienta correctamente e introducir los datos de la factura en el formato requerido.
Algunas plataformas calculan los impuestos de forma automática, pero es importante revisar todo antes de firmar y enviar.
Si no estás familiarizado con este tipo de facturación, lo más práctico suele ser utilizar un software de facturación que genere automáticamente los archivos en formato electrónico y te permita firmarlos con tu certificado.
El diseño de la factura
Ninguna norma dice que una factura tenga que ser bonita. Lo importante es que sea clara y contenga todos los datos obligatorios.
Puedes hacerla en Word, en Excel, en un programa de facturación online o incluso con una plantilla de Google Docs.
No necesitas añadir colores, logotipos ni hacer un diseño sofisticado. De hecho, hay facturas muy decoradas que no cumplen los requisitos legales, y otras sencillas que están perfectamente en regla.
El valor legal de una factura no depende de su apariencia, sino de que esté bien hecha.
Dicho esto, sí es cierto que una factura visualmente ordenada da una mejor imagen profesional y puede facilitar la lectura al cliente.
Si trabajas de cara al público o en sectores creativos, quizá quieras cuidar un poco su presentación, siempre sin perder de vista lo esencial, que se entienda y que sea legalmente válida.
Revisiones previas a entregar una factura
Emitir una factura puede parecer una tarea rutinaria, pero no por ello debe tomarse a la ligera.
Una factura con errores puede generar retrasos en los pagos, malentendidos con clientes e, incluso, problemas fiscales.
Por eso, antes de enviar cualquier factura, te aconsejo dedica un par de minutos para revisarla. Ya que esta revisión final te ahorrará muchos quebraderos de cabeza.
Uno de los errores más habituales es el de transcripción: escribir mal el NIF del cliente, poner mal tu propio nombre o equivocarte en la dirección fiscal. Revisa siempre con calma los datos de ambas partes.
También es común equivocarse en el cálculo del importe total. Para evitarlo, ya te hemos recomendado nuestra calculadora de IVA e IRPF, que te ayuda a generar facturas sin errores de cálculo.
Y no te olvides de lo básico, asegurarte de que has puesto la fecha de emisión, el número de factura, la descripción, las unidades vendidas y todos los datos fiscales obligatorios. Con esto estoy seguro de que ya sabes como hacer una factura.
