Saber qué es una factura es una de esas cosas que cualquier autónomo o empresa debería tener claras, y que a menudo se da por sentado. Sin embargo, entender bien su función es fundamental para llevar un negocio sin sobresaltos.
Este documento legal justifica ingresos y gastos, garantiza el cumplimiento de obligaciones fiscales y permite reclamar un pago si no se recibe. Para evitar problemas, es importante saber quién puede emitir una factura, en qué casos es obligatoria y qué datos debe incluir.
¿Qué es una factura?
Una factura es un documento con validez legal y fiscal que acredita la compraventa de un bien o la prestación de un servicio.
En muchos casos, su emisión es obligatoria y, además, representa una garantía tanto para quien vende como para quien compra. Es decir, es la prueba documental de que una transacción ha tenido lugar y que ambas partes tienen derechos y obligaciones sobre ella.
Las facturas también facilitan el control financiero, ayudan a justificar deducciones fiscales y, en caso de impago, permiten reclamar la deuda por vía legal.
¿Quién puede emitir una factura?
Como norma general, si has vendido un bien o prestado un servicio, debes emitir la correspondiente factura.
Pero ojo, no todo el mundo puede hacerlo. Por ejemplo, los asalariados no pueden emitirlas, porque sus ingresos se regulan a través de una nómina.
Tampoco quienes no estén dados de alta como autónomos o empresa, ni los particulares sin actividad económica. Además, los menores de edad solo pueden facturar si cuentan con un representante legal que gestione su actividad.
Existen algunas excepciones, como la posibilidad facturar puntual sin ser autónomo, siempre que se cumplan ciertos requisitos que te explicamos más a bajo.
¿Cuándo hacer una factura?
En muchas operaciones, los profesionales tienen la obligación de emitir factura. De hecho, en la mayoría de casos es un requisito imprescindible pero, sobre todo en los siguientes casos:
- Cuando el cliente es una empresa o autónomo.
- Cuando un particular la solicita para justificar un gasto o deducir impuestos.
- En operaciones con clientes fuera del país.
- Cuando el cliente es una Administración Pública o una persona jurídica sin actividad empresarial.
- En ventas a distancia o entregas de bienes sujetas a impuestos especiales.
- En entregas de bienes que requieren instalación o montaje.
Si te encuentras en alguna de estas situaciones, emite y envía la factura en el momento de la entrega del bien o una vez prestado el servicio. En algunos casos, existe un plazo para hacerlo.
Consejo
Asegúrate de entregar la factura a tu cliente y conservar una copia, ya que Hacienda puede requerirla en una inspección o para justificar operaciones. Además, la ley obliga a guardarlas durante un tiempo determinado para cumplir con obligaciones contables y fiscales.
¿Qué datos e información debe incluir una factura?
Como no hablamos solo de un comprobante de la transacción, una factura debe incluir información específica, como los datos de identificación de las partes (vendedor y comprador).
Número de factura
Cada factura debe tener un número único y seguir un orden correlativo sin saltos.
Por ejemplo: si emites la nº 6, la siguiente deberá ser la nº 7.
Hacienda permite utilizar diferentes series numéricas en situaciones como:
- Cuando se realizan distintas actividades económicas.
- Si se opera desde varios establecimientos.
- Para facturas rectificativas, que deben llevar una serie distinta a las ordinarias.
- En operaciones intracomunitarias, que suelen están exentas de IVA.
- Cuando se emiten en el marco de un procedimiento administrativo o judicial de ejecución forzosa.
- Si son emitidas por un tercero o por el propio destinatario en nombre del proveedor.
Fecha de emisión
Debe reflejar el día, mes y año en que se crea y emite la factura. Es importante que esta fecha sea real y no futura, ya que podría interpretarse como un intento de evasión fiscal.
Además, si se ha pactado un plazo de pago, la fecha de emisión servirá como referencia para calcularlo.
Datos fiscales
Los datos fiscales de una factura son los detalles que identifican tanto al emisor (quien emite la factura) como al receptor (quien recibe el bien o servicio). Por tanto, es obligatorio indicar los datos fiscales de ambas partes:
- Nombre completo o razón social.
- Dirección fiscal.
- Número de identificación fiscal (NIF/CIF).
Descripción del producto o servicio y su precio
Un elemento importante es la descripción o concepto del producto vendido o servicio prestado con la cantidad y precio unitario.
Consejo
Te aconsejo que el concepto sea lo más preciso posible porque, cuanto más lo sea, más fácil será identificar la operación y evitar errores contables o fiscales.
Impuestos: IVA e IRPF
Aunque el Impuesto sobre el Valor Añadido es un impuesto común en la mayoría de las facturas, existen situaciones específicas donde no se aplica IVA en las facturas. Por ejemplo, los dentistas están exentos de IVA.
El Impuesto sobre la Renta de Personas Físicas (IRPF) se debe indicar en las facturas cuando un autónomo presta servicios a una empresa u otro autónomo, pero la retención del IRPF no se aplica en las facturas para un cliente particular.
También puede ser que emitas factura y debas aplicar un único impuesto, los dos o incluso ninguno.
Si necesitas calcular los impuestos a partir de una base imponible, o no tienes claro cómo calcular el IVA de una factura, nuestro equipo ha desarrollado una calculadora de IVA e IRPF especial para autónomos y pymes.
Importe total
El importe total de una factura es la cantidad final que el comprador está obligado a pagar tras aplicar los impuestos en caso de haberlos.
La fórmula del importe total quedaría así:
Total a pagar= Base imponible + IVA – retención de IRPF
Ejemplo de factura
Para que puedas visualizar de manera clara cómo debe presentarse toda la información obligatoria en estos documentos, hemos preparado una imagen explicativa.
En ella encontrarás detallados cada uno de los elementos que deben incluirse, lo que te permitirá comprender mejor su estructura y asegurar que su emisión sea correcta:
Además, en este artículo te explicamos cómo hacer una factura paso a paso.
Los diferentes tipos de factura
No todas las facturas son iguales. Como te explicamos ampliamente en este post existen diferentes tipos de facturas que, dependiendo del tipo de operación, la normativa distingue varias modalidades, cada una con sus propias características y finalidades:
- Factura ordinaria: También llamada “factura completa” es la más común. Incluye los datos fiscales del emisor y del receptor de la misma.
- Factura simplificada o ticket: En este caso no aparecen los datos del cliente (salvo que lo solicite) y tampoco la cuota de IVA, solo el porcentaje correspondiente.
- Factura proforma: Es un presupuesto u oferta comercial sin validez fiscal que informa al cliente sobre las condiciones de venta antes de emitir una definitiva.
- Factura rectificativa: Se utiliza para corregir una factura anterior que contiene errores.
- Factura de suplidos: Es una factura en la que un autónomo o empresa cobra a su cliente un gasto que ha pagado en su nombre.
- Factura recapitulativa: Agrupa varias operaciones con un mismo cliente en un solo documento, reduciendo trámites administrativos.
- Factura electrónica: Se emite y recibe en formato digital con la misma validez que una en papel, siempre que esté firmada electrónicamente.
Preguntas frecuentes sobre las facturas
Aunque todos sabemos qué es una factura, no siempre es fácil entender todos sus detalles. ¿Cuánto tiempo debes guardarlas? ¿En qué se diferencian de un albarán? ¿Puede facturar un particular?:
Diferencias entre albarán y factura
Aunque pueden parecer lo mismo, cumplen funciones distintas:
- La factura detalla el precio e impuestos, mientras que el albarán no los incluye, salvo en el caso de un albarán valorado.
- La factura tiene validez fiscal, mientras que el albarán no.
- La factura es necesaria para la contabilidad, mientras que el albarán solo sirve para el control de inventario.
- La ley obliga a conservar las facturas durante un tiempo determinado, mientras que el albarán no tiene un plazo legal de conservación, aunque es recomendable guardarlo para justificar entregas o servicios prestados.
Diferencias entre factura simplificada y ticket
No existen diferencias. Una factura simplificada es lo mismo que un ticket.
¿Cuánto tiempo hay que conservar las facturas?
Tanto si eres autónomo, como si eres empresa, tienes la obligación de guardar las facturas durante un tiempo.
Por un lado, Hacienda obliga a conservar las facturas al menos 4 años, así como otros documentos y justificantes, desde la declaración de impuestos de esas operaciones.
Por otro lado, según el Código de Comercio, la empresa o autónomo está obligada a conservar todo lo relativo a la contabilidad de la empresa durante 6 años.
No obstante, te aconsejo guardarlas durante 10 años por si te imputan un delito fiscal. Lo que guardes, te servirá como prueba en el juicio.
¿El contrato de compraventa tiene la misma validez fiscal que una factura?
Sí, en lo que respecta al IRPF, el contrato de compraventa es igual de válido a efectos fiscales que la factura Por tanto, podríamos deducirnos el gasto con el contrato.
Sin embargo, no pasa lo mismo con el IVA. La ley del IVA exige tener una factura para que se reconozca dicho impuesto.
¿Puedo hacer una factura como particular?
No puedes emitir una factura como particular de forma habitual.
Para poder facturar un trabajo puntual, debes estar dado de alta en Hacienda como empresario o autónomo (modelo 036 o 037). Además, deberás declarar el IVA con el modelo 303, así como declarar el IRPF en caso de haber aplicado alguna retención.
Una vez hayas realizado el trabajo, puedes darte de baja en AEAT.
Si te han quedado dudas respecto qué es una factura, haz tu pregunta en el formulario de comentarios.
