Emitir una factura no siempre significa lo mismo y, por eso, si eres autónomo o gestionas una empresa, conviene que conozcas los distintos tipos de facturas que existen y a qué tipo de factura concreto recurrir según la situación.
Además de las obligaciones fiscales, cada formato responde a una finalidad concreta; puede justificar una operación, anticiparla o corregir errores contables.
Incluso aspectos como aplicar o no una retención —por ejemplo, cuando un autónomo factura sin retención a particulares pero sí la aplica al facturar a otros profesionales— dependen del contexto y del tipo de factura.
En todo caso, lo mejor es que, si no sabes emitir facturas eches un vistazo a nuestro tutorial de cómo hacer una factura paso a paso.
Tipos de facturas
A menudo pensamos que una factura es simplemente “la factura” y ya está. Pero lo cierto es que existen distintos tipos de facturas, cada uno con sus propias reglas, requisitos y utilidades.
No todas tienen el mismo contenido ni cumplen la misma función: algunas son plenamente válidas ante Hacienda, otras no tienen efectos fiscales pero sí comerciales.
Por eso conviene conocer bien las diferencias, saber cuál utilizar en cada caso y asegurarse de que cumple con lo que exige la ley. Especialmente si no queremos sorpresas en la contabilidad o con la Agencia Tributaria.
Factura ordinaria
Esta es la más común, la también llamada “factura completa” porque debe contener toda la información fiscal obligatoria para justificar la compraventa o prestación de servicios.
La factura ordinaria incluye todos los datos de ambas partes, así como el detalle del producto o servicio y de impuestos y retenciones (si proceden).
Si necesitas más detalles, puedes consultar el artículo donde explicamos qué es una factura y te damos las fórmulas que debes aplicar.
No obstante, en la imagen siguiente tienes un ejemplo de cómo es una factura ordinaria SIN retención IRPF:
Y hay que tener en cuenta que la obligación de aplicar retención de IRPF no depende tanto del tipo de factura, sino de quién la emite y a quién va dirigida.
En el caso del autónomo profesional, sí deberá aplicarse la retención cuando facture a otra empresa o profesional, pero no cuando lo haga a un particular.
Como referencia, aquí puedes ver cómo queda una factura ordinaria CON retención IRPF:
¿Quieres calcular el importe del IVA o el IRPF de tus facturas? Puedes hacerlo fácilmente con esta calculadora de IVA e IRPF desarrollada por nuestro equipo.
Factura simplificada o ticket
Equivale al ticket e igualmente tiene validez fiscal. A diferencia de la factura ordinaria, en la simplificada no aparecen los datos del cliente (salvo que lo solicite) y tampoco la cuota de IVA, solo el porcentaje correspondiente.
Ejemplo de uso:
Un bar emite un ticket de caja por una consumición. Si el cliente lo solicita, se podrá convertir en factura completa añadiendo sus datos fiscales.
Factura proforma
La proforma es como un presupuesto u oferta comercial, y por ese motivo no tiene ninguna validez fiscal.
Este tipo de facturas, básicamente informan sobre las condiciones de venta antes de emitir la factura definitiva.
Al tratarse de un documento preliminar que sirve como presupuesto de una futura operación, aún no realizada, no justifica que se haya llevado a cabo ninguna transacción.
Este es un ejemplo de cómo podría quedar una factura proforma:
Ejemplo de uso:
Una empresa de reformas remite una factura proforma al cliente con el desglose de los trabajos presupuestados, pero esa proforma no tiene validez fiscal hasta que se acepta el presupuesto y se emite una factura definitiva.
Factura rectificativa
La factura rectificativa se utiliza para corregir una factura anterior que contiene errores en los datos fiscales, impuestos, precio o en cualquier otro detalle.
No olvides que, como indicamos en este otro artículo en el que explico qué es y cuando usar una factura rectificativa, se debe hacer referencia a la original y tener una serie numérica distinta a ella.
Factura de abono
La incluimos en este listado porque durante mucho tiempo hemos utilizado el término “factura de abono”. Pero lo cierto es que, desde la entrada en vigor del Reglamento de facturación de 2013, este tipo de documento ha quedado integrado dentro de las facturas rectificativas.
El concepto “abono” se utiliza cuando se quiere devolver al cliente todo o parte del importe previamente facturado por el motivo que sea.
Sin embargo, para estos casos, la factura rectificativa con una cifra negativa, como la de la siguiente imagen es la opción adecuada:
Ejemplo de uso:
Un autónomo detecta que ha calculado mal el IVA en una factura anterior y emite una factura rectificativa para corregirlo. O bien, a través de una factura de abono para devolver al cliente el importe y emitir una nueva factura con los datos corregidos.
Factura de suplidos
Es aquella en la que se repercute al cliente ciertos gastos que el autónomo o empresa ha adelantado o pagado en su nombre (con la correspondiente factura a nombre del cliente).
En este caso no se incluirán dichos gastos como ingresos propios y no se cobrará IVA sobre ellos, porque no forman parte de la actividad económica del emisor.
Una factura de suplidos quedaría algo así:
Ejemplo de uso:
Una gestoría está tramitando el cambio de titularidad de un coche para un cliente. Paga una tasa de tráfico de 55 € en nombre del cliente, pide la factura de la DGT a nombre del mismo, y emite una factura de suplidos que justifica que el cliente pueda devolverle ese dinero.
Factura recapitulativa
Sirve para agrupar en una sola factura varias operaciones con un mismo cliente durante un determinado tiempo (mensual, trimestral o una misma campaña comercial).
Una forma de ahorrarte tiempo burocrático: emite una que englobe varias.
Factura electrónica
La factura electrónica tiene la misma validez legal que una factura en papel, pero se emite y se recibe por medios telemáticos a través de plataformas oficiales. Se utiliza sobre todo cuando se factura a una administración pública cuando se superan ciertos importes o si el organismo lo exige.
A diferencia de una factura en PDF, la factura electrónica debe generarse en un formato específico llamado Facturae, un archivo XML que se firma digitalmente y se presenta a través de plataformas como FACe, el Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas del Gobierno. Algunas comunidades autónomas disponen de sus propias plataformas para este fin.
Para emitirla, es necesario contar con un certificado digital y con los datos identificativos del organismo al que se dirige la factura, como los códigos DIR3.
Es importante tener en cuenta que solo se considera factura electrónica aquella que está firmada digitalmente. Si no lo está, se tratará simplemente de una factura digital y no tendrá validez legal frente a la administración.
Autofactura
La gran desconocida para muchos, es un tipo de factura que no emite el proveedor, sino el destinatario del bien o servicio, en su nombre y por su cuenta.
O sea, el que paga también es el que factura.
Este modelo de factura está contemplado y regulado en el artículo 5 del RD 1619/2012, y su función principal es garantizar que la operación quede documentada correctamente a efectos fiscales. Incluso cuando el emisor habitual no genera la factura por iniciativa propia.
Para que sea válida, debe haber un acuerdo previo entre ambas partes. El proveedor debe estar informado del contenido de la factura y debe aceptar formalmente el documento.
Las autofacturas se utilizan habitualmente en escenarios como el cobro de comisiones por afiliación o en operaciones con sectores que no están obligados a facturar.
El contenido de una autofactura debe ser idéntico al de cualquier factura ordinaria, y su numeración debe seguir una serie específica y separada del resto de las facturas emitidas por la empresa.
Ejemplo de uso:
Una empresa genera una autofactura con los datos de un afiliado al que le paga comisiones, detallando el importe, el IVA y la retención correspondiente. Así deja constancia fiscal de la operación sin que el afiliado tenga que emitir su propia factura.
Tipos de facturas clasificadas por tipo de uso o función
El mismo documento puede cumplir distintas funciones, y esa función puede determinar si estamos ante una factura con implicaciones fiscales o meramente informativas.
Esta clasificación te ayudará a entender qué tipo de factura necesitas emitir según el contexto en el que te encuentres.
Facturas con validez fiscal
Son las que sirven para documentar de forma oficial una operación económica y permiten deducir el IVA o justificar ingresos y gastos ante la Agencia Tributaria.
Se exigen en operaciones habituales entre empresas o profesionales, pero también pueden aparecer en ventas a particulares si así lo requiere la normativa o el cliente.
- Ordinaria.
- Simplificada.
- Recapitulativa.
- Suplidos.
- Rectificativa.
- Electrónica.
- Autofactura.
Facturas sin validez fiscal
Este tipo de facturas no generan derechos ni obligaciones tributarias. Se utilizan como herramienta informativa antes de que exista una venta efectiva. Aunque carecen de valor legal ante Hacienda, pueden facilitar acuerdos comerciales.
- Proforma.
Tipos de facturas clasificadas por nivel de detalle o formalidad
No es lo mismo emitir una factura a otra empresa que a un consumidor en un comercio minorista. Esta clasificación responde a la exigencia de incluir determinados datos fiscales, según el nivel de formalidad que requiera cada transacción.
Facturas completas o detalladas
Las facturas completas incluyen todos los elementos obligatorios: datos fiscales del emisor y del receptor, concepto detallado, impuestos desglosados, fecha y numeración correlativa, y son imprescindibles en relaciones entre profesionales o empresas.
- Ordinaria.
- Recapitulativa.
- Rectificativa.
- Autofactura.
Facturas resumidas
Las facturas simplificadas en las que se resume la información, se utilizan cuando la operación no requiere todos los datos o cuando el importe es reducido, y son comunes en sectores como la hostelería, el comercio minorista o los taxis.
Tienen validez fiscal, pero su uso está limitado por la normativa.
- Ticket o factura simplificada.
Documentos sin formalidad fiscal
Este tipo de documentos no tiene que cumplir ningún requisito específico en cuanto a forma, porque no tienen efectos tributarios, ya que su función es únicamente informativa.
- Proforma.
Tipos de facturas clasificadas por objetivo o función legal
Esta forma de clasificar las facturas se centra en el momento del proceso comercial o contable en el que se utilizan. Algunas nacen de una operación cerrada, otras permiten modificar documentos ya emitidos, y otras simplemente anuncian un posible acuerdo futuro.
Facturas para operaciones habituales
Son las que se emiten como resultado directo de una compraventa o de la prestación de un servicio. Dichas facturas reflejan el acuerdo entre las partes y, en general, generan obligaciones fiscales para ambas.
- Ordinaria.
- Simplificada.
- Electrónica.
- Autofactura.
Facturas para regularizaciones o gestiones especiales
No siempre todo sale bien a la primera, o no siempre conviene facturar cada operación por separado. Algunas facturas permiten subsanar errores o agrupar varias ventas, lo que facilita la gestión y evita duplicidades.
- Rectificativa.
- Recapitulativa.
Documentación previa
Son documentos preparatorios que se remiten antes de que exista una venta o una obligación fiscal. Aunque no generan derechos tributarios, pueden servir como base para cerrar acuerdos y dar seguridad jurídica en el proceso comercial.
- Proforma.
Como ves, no todas las facturas sirven para lo mismo ni tienen el mismo peso legal o fiscal. Según el contexto, puede bastar con una proforma o ser imprescindible emitir una rectificativa, una electrónica o una recapitulativa.
Por eso, saber cuándo usar cada tipo de factura te ahorrará errores, gestiones innecesarias y, en muchos casos, problemas con Hacienda. De ahí la importancia de conocer todos los tipos que existen y saber cómo gestionarlas.
