Cómo reclamar una factura impagada es una duda común entre autónomos y empresas que, tras prestar un servicio o entregar un producto, se enfrentan a la falta de pago por parte del cliente.
Pues bien, que sepas que asegurar el pago es fundamental para continuar con tu actividad. Y, para tu tranquilidad, las facturas impagadas sí se pueden cobrar si sigues el proceso adecuado. Por eso, si te encuentras en esta situación y tienes dudas sobre cómo reclamar el pago a un cliente, este artículo es para ti.
¿Qué pasa si un cliente no me paga una factura?
En el momento en el que el cliente se retrasa en el pago de una factura e incluso si te comunica que no procederá al pago por cualquier razón, esto va a repercutir negativamente en tu negocio.
Las principales consecuencias en tu contra son:
- El flujo de caja se verá afectado.
- El crecimiento de tu negocio se verá limitado.
- El servicio o la entrega de productos podrían interrumpirse.
- Podrías perder clientes.
- La deuda podría volverse incobrable.
Sin embargo, puedes evitar que esto te suceda si sigues el proceso adecuado para reclamar el pago de la factura.
Y no te preocupes si por suerte nunca te has visto en esta tesitura, porque a continuación te explico cómo se puede reclamar una factura impagada paso a paso.
¿Cuándo se considera que una factura está impagada?
Primero debes saber que una factura se considera impagada cuando no se ha abonado en el plazo establecido.
Puede ser que el plazo de pago no figure en la factura o que directamente no se haya pactado ninguno. En estos casos, la Ley 11/2013, de 26 de julio, establece que el plazo para abonar el importe será de 30 días naturales a partir de la fecha de recepción de la mercancía o prestación del servicio.
Este plazo puede ampliarse hasta 60 días naturales si ambas partes lo acuerdan.
Por eso, salvo que se haya acordado que el pago será inmediato tras la entrega de la factura, es importante indicar una fecha de pago o un periodo máximo en la propia factura. Así, tu cliente será plenamente consciente del plazo disponible.
Esto es clave para que, en caso de impago, sea más sencillo determinar de un vistazo cuándo comienza el plazo para reclamar factura impagada de un solo vistazo.
¿Plazo para reclamar facturas impagadas?
El plazo para reclamar una factura impagada comienza en el momento en que la factura resulta impagada. Es decir, cuando llega la fecha de vencimiento y el pago no se ha realizado.
El plazo para reclamar también se conoce como el plazo de prescripción de una factura.
De ahí, como mencioné antes, es fundamental que tengas clara la fecha de vencimiento para saber cuándo empieza a contar el plazo para reclamar la factura.
Por regla general, el plazo para reclamar una factura impagada es de 5 años, aunque, te aconsejo acudir a nuestro artículo sobre cuándo prescribe una factura impagada en el que podrás observar otros plazos dependiendo del caso.
Cómo reclamar facturas impagadas
Ahora que ya tenemos claro que sí es posible reclamar el pago de una factura, te explico el proceso de cómo cobrar a un cliente que no quiere pagar.
Dale el beneficio de la duda
Un error lo tiene cualquiera y puede que al cliente se le haya olvidado abonar la factura por cualquier motivo. Así que, como primer paso, llámale o escríbele un email recordándole de forma amistosa que tienes una factura pendiente de cobro.
Para tu tranquilidad, en la mayoría de las ocasiones esto es más que suficiente. No hay nada como reclamar un pago amablemente.
Formaliza el recordatorio
Si tras tus primeras comunicaciones el pago sigue pendiente, es momento de enviar un correo electrónico con un tono más formal y directo.
En el mensaje, puedes preguntar si existe algún inconveniente para efectuar el pago o si necesita información adicional para completar la operación. Mantén el tono cordial pero sé firme, y asegúrate de dejar claro que el pago aún está pendiente.
Recuerda que este email puede servir como prueba documental en caso de tener que recurrir a la vía judicial. Así que guárdalo junto con el acuse de recibo.
No olvides adjuntar la factura pendiente de cobro para facilitar el proceso.
Burofax o carta certificada
Si no recibes respuesta, es hora de pasar a un requerimiento de pago más formal mediante burofax o carta certificada con acuse de recibo.
Este será el último requerimiento antes de la demanda judicial y se utilizará como prueba ante el juez.
Lo mejor es que hagas mención de cada una de las comunicaciones efectuadas a fin de cobrar la factura, advirtiéndole de las posibles consecuencias legales de no pagar.
Muy pronto publicaré un artículo ofreciendo una plantilla de Burofax reclamando una factura impagada para que simplemente añadiendo tus datos, puedas descargarla y enviársela a tu cliente.
Modelos de carta para reclamar facturas pendientes:
Para facilitarte la tarea antes de empezar el procedimiento judicial, en este artículo tienes todos los modelos de carta para reclamar facturas impagadas.
Reclamación judicial
Si después de agotar todas las opciones extrajudiciales tu cliente sigue sin pagar, la única alternativa será reclamar el importe adeudado ante los tribunales.
Tranquilo/a, no tiene por qué suponerte un coste adicional, porque si la factura no supera los 2.000 euros no hace falta abogado ni procurador. Además no hay tasas judiciales.
El procedimiento judicial que se utiliza para reclamar facturas impagadas es el de “Juicio Monitorio”, caracterizado por ser un proceso sencillo, rápido y eficaz. Sólo necesitarás acreditar la deuda a través de la factura, y que ésta sea líquida, determinada, vencida y exigible.
¿Cómo evitar el impago de una factura?
Anticiparse y tomar una serie de medidas preventivas es una manera de asegurar el cobro de tus facturas. Y en realidad no es algo difícil de lograr. Solo debes seguir estos consejos:
Establece condiciones claras
Definir desde el principio los términos del acuerdo evitará malentendidos que puedan derivar en impagos. Detalla por escrito las condiciones de pago, incluyendo los plazos, métodos y cualquier otra especificación relevante, tanto en el contrato como en la factura.
Así, ambas partes tendrán claras sus obligaciones, y en caso de incumplimiento, contarás con una base sólida para reclamar.
Comprueba la solvencia del cliente
Antes de cerrar un acuerdo, investiga la situación económica de tu cliente. Una rápida revisión de su historial de pagos o referencias comerciales puede ayudarte a identificar si es pagador o no.
Esta pequeña precaución puede ahorrarte problemas futuros y asegurar que trabajas con personas o empresas con capacidad de pago.
Solicita un depósito
El anticipo o depósito inicial garantiza que el cliente está comprometido con el acuerdo. Al recibir una parte del pago por adelantado, no demuestras menos profesionalidad, y te aseguras una compensación en caso de que surjan inconvenientes durante el proyecto o el servicio.
Ofrece distintos métodos de pago
Cuantas más formas de pago aceptes, mayor probabilidad tienes de que el cliente te pague. Valora incluir transferencias bancarias, pagos con tarjeta o incluso plataformas digitales como Bizum.
Las transferencias bancarias, en concreto, son rápidas, seguras y tienen una tasa de cumplimiento bastante elevada.
Utiliza un sistema de seguimiento y recordatorios
Un control riguroso de las fechas de vencimiento de las facturas te permitirá actuar con tiempo para evitar retrasos.
Envía recordatorios automáticos o manuales antes de la fecha de vencimiento de la factura para que el cliente no se olvide del pago.
Otras opciones para reclamar una factura impagada
Sabemos que enfrentarte a una factura impagada no es plato de buen gusto. Muchas veces ni siquiera para el moroso.
Es una situación que genera incertidumbre y preocupación, pero tienes que saber que no estás solo/a. Recuerda que actuando con rapidez y siguiendo un proceso ordenado es posible cobrar.
Si necesitas ayuda profesional para la gestión de cobro de facturas pendientes, estamos aquí para asesorarte. Nuestro equipo se encarga de todo el proceso, desde el primer contacto hasta las acciones legales si son necesarias.
No dejes que una factura impagada afecte a tu negocio. Contacta con nosotros y descubre cómo reclamar facturas impagadas de forma efectiva y sin complicaciones.
